DE SOLLICITATIEBRIEF

De eerste selectie van kandidaten bij een sollicitatieprocedure vindt plaats op basis van een sollicitatiebrief en curriculum vitae (cv). In je curriculum vitae vertel je iets over je levensloop op het gebied van werk, opleidingen en vaardigheden. Daarnaast vermeld je relevante karaktereigenschappen en persoonlijke gegevens. De sollicitatiebrief dient als motivatiebrief voor je aanmelding voor de vacature. Je vertelt waarom je interesse hebt in de vacature en waarom jij de juiste persoon bent om de functie in te vullen.

Een goede sollicitatiebrief helpt je om uitgenodigd te worden voor een gesprek; je brief moet de selectiecommissie nieuwsgierig maken en geldt dus als een eerste visitekaartje. Een slecht opgestelde brief of spelfouten zorgen voor een slechte indruk die moeilijk nog weg te nemen valt. Zeker wanneer je naar een functie solliciteert waarin je veel moet schrijven.

Soorten sollicitaties
Er zijn twee verschillende vormen van sollicitaties: sollicitaties op specifieke vacatures en zogenaamde ‘open’ sollicitaties.

De meest voorkomende vorm is de sollicitatie op een specifieke vacature. Je reageert dan op een vacature die door het bedrijf of een bemiddelende partij (zoals een recruiter of uitzendbureau) wordt aangeboden. Meestal is dit via internet of de krant. Daarnaast kiezen bedrijven er soms ook voor om vacatures eerst intern bekend te maken. Die worden dan gedeeld via de personeelsnieuwsbrief of op het eigen intranet. Op die manier kan je ook binnen je huidige werkgever doorgroeien.

Open sollicitatie
Met een open sollicitatie probeer je jezelf aan een bedrijf te verkopen zonder dat er daadwerkelijk een vacature wordt aangeboden. Je stelt jezelf beschikbaar voor een baan binnen het bedrijf waarbij je solliciteert. Vaak is dit voor een specifieke afdeling, waar in de toekomst mogelijk vacatures ontstaan. Met je brief zal je de ontvanger moeten prikkelen om contact met je op te nemen wanneer er een gepaste vacature ontstaat.

Omdat open sollicitaties minder vaak voorkomen worden sollicitaties op uitgezette vacatures als leidraad voor dit verhaal gebruikt.

Op welke functies solliciteer ik?
Een goede sollicitatiebrief vergt tijd. Maak dus keuzes op welke vacatures je solliciteert en denk er goed over na of de functie en het bedrijf bij je past. Komt je opleiding en werkervaring overeen met wat het bedrijf in de vacature vraagt? Passen de werktijden en reisafstand bij je gezinssituatie? Zijn de financiële voorwaarden passend?

Wanneer je hierover twijfelt of gewoon meer informatie wilt neem dan contact op met het bedrijf. Je kunt dan niet alleen informatie inwinnen om tot een goede sollicitatiebrief te komen, maar krijgt meestal ook al iets mee van de bedrijfscultuur. Bedrijven stellen dit vaak zelf ook op prijs. Het toont namelijk aan dat je serieus omgaat met de sollicitatieprocedure. Bij een daadwerkelijke sollicitatie zullen bedrijven je ook sneller herinneren. De kans dat je brief gelezen wordt is dan een stuk groter.

Waar op te letten bij het contact opnemen?
Wanneer je besluit om vooraf contact op te nemen kijk dan of de contactpersoon wordt genoemd in de vacature. Wanneer dit niet het geval is vraag dan telefonisch als eerste naar de contactpersoon en informeer of deze tijd heeft voor een telefoongesprek. Zorg zelf ook dat je goed bent voorbereid, eventueel door vooraf te noteren welke vragen je wilt stellen.

Past een vacature toch niet zo goed bij je? Kies dan voor een van de vele andere vacatures en steek je energie in een goede sollicitatiebrief voor die baan. Besluit je te solliciteren? Volg dan de instructies in de advertentie goed op. Stuur bijvoorbeeld geen aparte e-mail met cv als er nadrukkelijk wordt gevraagd om het sollicitatieformulier op de website te gebruiken.

Schrijfstijl
Je sollicitatiebrief mag vanzelfsprekend geen schrijf- en taalfouten bevatten. Let dus op de juiste schrijfwijze van woorden en kijk of je zinsopbouw klopt. Mocht je hier over twijfelen laat je brief dan nakijken door iemand die goed is in de Nederlandse taal.

Je brief moet echter niet alleen in foutloos Nederlands zijn. De stijl en inhoud moeten ook passen bij het bedrijf en de vacature waarop je reageert. Kijk naar hoe het bedrijf zichzelf presenteert en werp ook een blik op websites van concurrenten en brancheorganisaties. Heb je gebeld met de contactpersoon uit de vacature? Vergeet dan niet om ook die informatie te verwerken in je brief. Al deze informatie bepaalt of je een formele of losse(re) schrijfstijl gebruikt.

Stel: je solliciteert als tekstschrijver bij marketingbureau ‘TekstBV’. Na wat onderzoek trek je de conclusie dat een minder formele schrijfstijl goed aansluit bij het bedrijf. Hieronder een kort voorbeeld:

Staan spelfouten en onjuist gebruikte komma’s, punten en puntkomma’s ook bovenaan je lijst van dagelijkse ergernissen? Bij mij wel en ik ben niet de enige, zo blijkt uit recent onderzoek! Een tekst met spel- en stijlfouten wordt doorgaans ook als kwalitatief minder beschouwd; hoe interessant de inhoud verder ook is.

Steeds meer medewerkers lijken echter moeite te hebben met foutloze schriftelijke communicatie. Vervelend, want goed geschreven teksten trekken de aandacht van een klant. Als neerlandicus met een marketingachtergrond kan ik alle uitgaande correspondentie binnen het bedrijf controleren op stijl, spelling en grammatica. De vacature voor tekstschrijver bij TekstBV is mij dan ook op het lijf geschreven.

Met bovenstaande losse stijl speel je in op het gevoel van de lezer en toon je aan waar je meerwaarde ligt. Een losse stijl is echter niet altijd handig. Stel je solliciteert bij het Openbaar Ministerie:

“Helden van onze Liga der Justitie,

met deze brief wordt jullie zoektocht naar een dynamisch jurist, die zich dag en nacht voorbereid om met een flitsend betoog het zwaard der gerechtigheid neer te laten dalen over de duistere elementen onzer samenleving, tot een goed einde gebracht.”

Dit is volledig ‘over de top’ en wordt door de lezer doorgaans niet op prijs gesteld.

Hoe lang mag een sollicitatiebrief zijn?
Een sollicitatiebrief mag niet te lang zijn: één pagina is normaal gesproken voldoende. Veel van de feitelijke informatie kun je in je cv kwijt. Introducties zoals “Mijn naam is Wim de Jong. Ik heb Chinese taal- en letterkunde gestudeerd en woon op Vlieland” zijn totaal overbodig.

Een sollicitatiebrief dient uitsluitend om de nieuwsgierigheid van het bedrijf naar jou te prikkelen. Niemand loopt warm voor langdradige verhalen, zeker niet iemand die tientallen óf zelfs honderden brieven moet scannen in het kader van de selectieprocedure. Wanneer je jezelf knallend verkoopt in twee paragrafen dan wordt je cv écht wel gelezen.

Wees in je sollicitatiebrief ook niet te bescheiden. In een sollicitatiebrief verkoop je jezelf. Vertel geen dingen die je niet waar kunt maken, maar licht je kwaliteiten wel extra uit. Bescheidenheid wordt uitgelegd als incompetentie. Je kunt perfect met Office overweg, maar je schrijft: “ik heb enige ervaring met Microsoft Word”. Dat zal worden uitgelegd als dat je een computer nauwelijks aan kunt zetten. Je kunt beter schrijven “Ik beheers alle onderdelen van Microsoft Office”

Opbouw
Je sollicitatiebrief bestaat uit de volgende onderdelen:

Contactgegevens
Bovenaan je sollicitatiebrief zet je eerst je eigen adresgegevens. Wanneer je jouw sollicitatiebrief per e-mail verzendt dan vermeld je ook je e-mailadres. Je telefoonnummer kan in je cv. Zorg ervoor dat je gebruik maakt van een e-mailadres dat professioneel overkomt, bij voorkeur een waarin je naam is verwerkt. Adressen zoals smellycat@hotmail.com kunnen beter worden voorkomen. Dit kan zomaar het verschil maken tussen het wel of niet gelezen worden van je brief.

Daarna kun je de ontvanger benoemen:

TekstBV
T.a.v. de heer P. Simons
Alfabetlaan 123
1234 AB Breda

Let op dat je de naam van het bedrijf goed schrijft. Soms kiezen bedrijven ervoor om de schrijfwijze van (onderdelen uit) hun naam creatief vorm te geven. Sommige bedrijven schrijven hun naam volledig in hoofdletters of gebruiken juist alleen kleine letters. De schrijfwijze van TekstBV betreft een bewuste keuze van het bedrijf. Maak er dus geen ‘Tekst BV’, ‘Tekst bv’ of ‘Tekst b.v.’ van. Controleer indien nodig de website of vacaturetekst om te kijken wat de juiste schrijfwijze van de bedrijfsnaam is.

Aanhef
Net als bij de andere onderdelen moet ook de aanhef foutloos zijn. Een fout in iemands achternaam is snel gemaakt, maar vrijwel altijd ‘dodelijk’ voor je sollicitatie. Controleer dus goed of je deze juist hebt gespeld. Controleer ook of de persoon in kwestie een man of een vrouw is. Wanneer de tekst van de vacature of de voornaam van de persoon niet volledige zekerheid biedt informeer dan bij het bedrijf.

Hoewel sommige personen er voor kiezen om ‘beste’ als aanhef te gebruik raden wij dit af. ‘Geachte’ is nog steeds de standaard en daarmee loop je nooit risico. Wanneer je jouw sollicitatiebrief richt aan een man schrijf dan geen ‘meneer’ maar ‘heer’. Let er ook op dat een tussenvoegsel achter ‘Geachte heer’ of ‘Geachte mevrouw’ altijd met een hoofdletter begint. Dus Geachte heer Van Buren. Voorletters laat je weg in de aanhef.

Wanneer je de voorletter(s) wel gebruikt in de adressering van de brief dan verdwijnt de hoofdletter bij het tussenvoegsel. Bijvoorbeeld: T.a.v. Mevrouw M. van Buren

Inleiding
In de inleiding schrijf je kort over de aanleiding van je brief. Je benoemt naar welke functie je solliciteert en eventueel waar je de vacature hebt gevonden. Je legt ook kort uit waarom de vacature en het bedrijf je interesse hebben. Solliciteer je bij een snel groeiende startup? Vertel dan bijvoorbeeld dat de groei van het bedrijf je aanspreekt. Zijn er bijzondere ontwikkelingen in de branche? Laat dit dan weten door een stukje vakkennis te gebruiken. Wanneer je solliciteert bij een bedrijf dat onbemande tankstations exploiteert dan kun je bijvoorbeeld het volgende schrijven:

“Voor het eerst zijn er in Nederland meer onbemande (2.068) dan bemande tankstations (2.044). Een interessante ontwikkeling die mijn interesse heeft!”

De ontvanger krijgt hierdoor het idee dat je goed op de hoogte bent. Hiermee prikkel je ook om verder te lezen.

Kern
Dit is het gedeelte waarin je op moet vallen. Goede kans dat de selectiecommissie al talloze brieven heeft gelezen die nietszeggend waren. Dit is dus het deel van de brief waarin jij ze moet overtuigen: waarom solliciteer je juist op deze baan, bij dit bedrijf én waarom ben jij de perfecte keuze? Met het meest relevante uit je cv geef je hierop antwoord. Je noemt jouw vaardigheden en eigenschappen die relevant zijn voor de functie. Daarnaast kun je voorbeelden geven van prestaties bij eerdere werkgevers. Heb je er als afdelingsverantwoordelijke voor gezorgd dat de winst op jouw afdeling is verdubbeld? Geef dit aan in je brief. Speel daarnaast ook in op de omschrijving die in het functieprofiel staat, zonder deze één-op-één te kopiëren. Staat er in de vacature dat het bedrijf iemand zoekt met “een vlotte pen” benoem dan dat je eenvoudig en foutloos schrijft.

Afsluiting
In de afsluiting van je sollicitatiebrief stel je jezelf beschikbaar voor een gesprek en eventuele andere vervolgprocedures. Het is daarbij verstandig om standaardzinnen zoals “Ik licht mijn motivatie graag nader toe in een gesprek” zoveel mogelijk te voorkomen. Met een originele afsluiting van je brief onderscheid je je van andere geïnteresseerden. Geef indien van toepassing ook aan per wanneer je beschikbaar bent.

Na de afsluiting onderteken je de sollicitatiebrief. Het gebruik van “Met vriendelijke groet” is vrijwel altijd juist. Bij een zeer formeel bedrijf kun je eventueel ook kiezen voor “Hoogachtend”. Daarna volgt je voor- en achternaam. Wanneer je de sollicitatiebrief per post verzendt zet dan ook een handtekening tussen de afsluiting en je naam. In dat geval plaats drie of vier enters tussen de afsluitende groet en je naam.

Wanneer je jouw cv als losse bijlage meestuurt met je sollicitatiebrief verwijs er dan helemaal onderaan de brief naar. Hetzelfde geldt voor eventuele andere bijlagen. Voor een cv schrijf je het volgende: “Bijlage: curriculum vitae”. Wanneer je sollicitatiebrief en cv in één document staan dan is een verwijzing niet nodig.

Opmaak
Zoals eerder benoemd mag een sollicitatiebrief niet te lang zijn. Bij voorkeur één a4-pagina. Gebruik een passend lettertype en speel eventueel met de tekengrootte wanneer je brief net te groot is voor één pagina. Let er echter wel op dat de tekengrootte niet te klein wordt.

Curriculum Vitae (cv)
Met een goede sollicitatiebrief is een belangrijke stap gezet in de sollicitatieprocedure. Een goede cv mag echter niet ontbreken. In je curriculum vitae vertel je iets over je levensloop op het gebied van werk, opleidingen en vaardigheden. Daarnaast vermeld je relevante karaktereigenschappen en persoonlijke gegevens. Een curriculum vitae waarin belangrijke zaken ontbreken zorgt ervoor dat het bedrijf geen duidelijk beeld van je krijgt, waardoor de kans op een sollicitatiegesprek een stuk kleiner wordt.

Benoem daarom in ieder geval de volgende onderdelen in je cv:

  • Naam, adres, woonplaats;
  • Telefoonnummer & e-mailadres;
  • Kleine foto (bij voorkeur rechtsboven);
  • Eventueel: een kort profiel (bijvoorbeeld: “creatief, gedreven, initiatiefrijk, analytisch sterk, communicatief vaardig en flexibel. Heeft een grote voorliefde voor media, communicatie en management en beschikt over een vlotte pen.”;
  • Werkervaring (met o.a. bedrijfsnamen, werkzaamheden en werkzame jaren);
  • Opleidingen & cursussen (met o.a. de naam van de opleiding en/of school en de periode waarin deze is gevolgd);
  • Taalvaardigheid (indien relevant);
  • Software-ervaring (indien relevant, bijvoorbeeld kennis van Microsoft Office, etc.);
  • Interesses & overig (bijvoorbeeld: rijbewijs, nevenactiviteiten, interessegebieden).

Grootste valkuilen bij een sollicitatiebrief
De belangrijkste valkuilen staan genoemd in de bovenstaande tekst. Om je sollicitatiebrief snel nog even na te lopen zetten we ze hieronder ook nog even kort op een rijtje:

  1. Verdiep je in het bedrijf waarvoor je schrijft en pas de inhoud en stijl hierop aan. Met een op maat gemaakte brief trek je direct meer aandacht. Een standaardbrief wordt niet (of: nauwelijks) gelezen.
  2. Veel recruiters lezen eerst je curriculum vitae en daarna pas je brief. Zorg dus dat je brief geen kopie wordt van je cv. Gebruik je brief daarom vooral om uit te leggen waarom de vacature je aanspreekt en waarom jij de juiste persoon bent om de vacature in te vullen. Noem daarbij alleen relevante werkervaring en eerder behaalde prestaties.
  3. Richt je sollicitatiebrief aan de juiste persoon en schrijf de naam van deze persoon op de juiste manier. Gebruik nooit “Geachte heer/mevrouw”, maar personaliseer altijd. Let ook op de schrijfwijze van de bedrijfsnaam.
  4. Solliciteer op de wijze die gevraagd wordt. Stuur bijvoorbeeld geen mail met je motivatie en cv wanneer gevraagd wordt om het online sollicitatieformulier te gebruiken.
  5. Misschien wel de belangrijkste tip: zorg ervoor dat je sollicitatiebrief foutloos is. Gebruik de spellingscontrole van je tekstverwerker en laat iemand je brief nog even nakijken. Soms ben je blind voor je eigen spel- en taalfouten.

Topbrief.nl wenst je veel succes toe met je sollicitatie!

Een sollicitatiebrief voor slechts €4,99

Moeite met het schrijven van een professionele sollicitatiebrief? Geen punt, Topbrief helpt. Vul de onderstaande velden in en binnen een paar minuten heb je een duidelijke en overtuigende sollicitatiebrief. Deze voor jou geschreven sollicitatiebrief kun je vervolgens direct downloaden in een WORD en PDF bestand. Dat is alles! Je kunt gelijk gaan solliciteren.

Een curriculum vitae voor slechts €4,99

Moeite met het maken van een professionele CV? Geen punt, Topbrief helpt. Vul de onderstaande velden in en binnen een paar minuten heb je een duidelijke en overtuigende curriculum_vitae. Deze voor jou gemaakte CV kun je vervolgens direct downloaden in een WORD en PDF bestand. Dat is alles! Je kunt gelijk gaan solliciteren.